Kế toán nghỉ việc, hoặc muốn chuyển sang đơn vị dịch vụ khác — chuyện rất thường gặp. Rủi ro không nằm ở việc đổi người, mà ở chỗ bàn giao thiếu: mất mật khẩu cổng thuế, thiếu sổ sách các năm trước, số dư đầu kỳ không ai giải thích được. Bài này liệt kê những gì phải nhận đủ khi bàn giao.
1. Tài khoản và công cụ truy cập
- Tài khoản thuế điện tử (eTax) của doanh nghiệp: tên đăng nhập, mật khẩu, số điện thoại nhận OTP — phải là số của chủ doanh nghiệp, không phải của kế toán cũ.
- Chữ ký số (USB Token) và mã PIN; ngày hết hạn.
- Tài khoản hệ thống hóa đơn điện tử (VNPT, Viettel…), tài khoản tra cứu hóa đơn trên hoadondientu.gdt.gov.vn.
- Tài khoản kê khai BHXH điện tử, tài khoản Cổng dịch vụ công.
- Phần mềm kế toán: file dữ liệu, bản quyền, mật khẩu.
Ngay sau khi nhận, chủ doanh nghiệp nên đổi mật khẩu tất cả các tài khoản trên.
2. Hồ sơ pháp lý và thuế
- Giấy chứng nhận ĐKDN (bản mới nhất), điều lệ, các giấy xác nhận thay đổi.
- Tờ khai thuế đã nộp của tất cả các kỳ, kèm thông báo chấp nhận của cơ quan thuế; giấy nộp tiền thuế.
- Thông báo chấp thuận đăng ký hóa đơn điện tử; báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
- Báo cáo tài chính và quyết toán thuế các năm; biên bản kiểm tra, quyết định xử phạt (nếu có).
- Bảng xác nhận nghĩa vụ thuế đến thời điểm bàn giao (có thể tra trên eTax) để biết còn nợ thuế, nợ tiền phạt hay không.
3. Sổ sách và chứng từ kế toán
- Sổ cái, sổ chi tiết, bảng cân đối số phát sinh đến kỳ gần nhất — quan trọng nhất là số dư đầu kỳ của kỳ tiếp theo, có giải trình cho các khoản lớn (phải thu, phải trả, hàng tồn kho, tạm ứng).
- Hóa đơn đầu vào, đầu ra (bản điện tử) sắp theo kỳ; hợp đồng mua bán, biên bản nghiệm thu.
- Sao kê ngân hàng đầy đủ các tháng; sổ quỹ tiền mặt.
- Bảng lương, hợp đồng lao động, hồ sơ BHXH, thông báo kết quả đóng BHXH.
- Bảng tính khấu hao tài sản cố định, phân bổ công cụ dụng cụ, chi phí trả trước.
4. Những việc còn dở dang
Yêu cầu kế toán cũ liệt kê bằng văn bản: tờ khai kỳ nào chưa nộp, hóa đơn nào chưa xử lý sai sót, công văn nào của cơ quan thuế chưa trả lời, hạn nào sắp đến. Đây là phần hay bị bỏ qua nhất và là nguồn gốc của các khoản phạt phát sinh sau bàn giao.
5. Lập biên bản bàn giao
Biên bản ghi rõ danh mục đã nhận, kỳ dữ liệu, tình trạng còn thiếu, chữ ký của bên giao – bên nhận và chủ doanh nghiệp. Với đơn vị dịch vụ, biên bản này là mốc phân định trách nhiệm: sai sót phát sinh trước mốc thuộc bên cũ, sau mốc thuộc bên mới.
Khi chuyển sang Kế toán ASEAN
Kế toán ASEAN tiếp nhận theo đúng danh mục trên, rà soát số dư đầu kỳ và các kỳ chưa hoàn thiện, lập biên bản bàn giao và báo cho doanh nghiệp những điểm cần xử lý trước khi tiếp nối. Doanh nghiệp không phải tự đối chiếu phần bàn giao. Xem gói tư vấn – hỗ trợ kế toán, thuế trọn gói hoặc liên hệ để được tư vấn.
