Đến hết năm 2025, hệ thống của cơ quan thuế đã tiếp nhận lũy kế hơn 20,89 tỷ hóa đơn điện tử và 374.290 cơ sở đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Với kho dữ liệu đó, cơ quan thuế phân tích chuỗi cung ứng tự động: hóa đơn đầu vào của anh/chị được đối chiếu với tình trạng của người bán ngay khi tờ khai được nộp. Vì vậy, trước mỗi kỳ kê khai GTGT (hạn 20 tháng sau với kỳ tháng, ngày cuối tháng đầu quý sau với kỳ quý), doanh nghiệp nhỏ nên tự kiểm tra 4 dấu hiệu dưới đây trên từng hóa đơn đầu vào. Mỗi dấu hiệu đều có căn cứ trong Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, hai văn bản về hóa đơn có hiệu lực từ 01/07/2026.
Dấu hiệu 1: Người bán đang bị ngừng sử dụng hóa đơn hoặc “không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”
Khoản 7 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP xếp vào nhóm “sử dụng hóa đơn không hợp pháp” các trường hợp: hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian người bán bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn; hóa đơn có ngày lập từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký. Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC liệt kê các lý do người bán bị ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử: chấm dứt mã số thuế, bị xác minh không hoạt động tại địa chỉ, tạm ngừng kinh doanh, bị cưỡng chế nợ thuế, thuộc diện rủi ro cao theo Thông tư 94/2026/TT-BTC.
Cách kiểm tra: tra cứu mã số thuế người bán trên tracuunnt.gdt.gov.vn để xem trạng thái (“Đang hoạt động”, “Tạm ngừng”, “Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”); tra cứu hóa đơn trên hoadondientu.gdt.gov.vn để xem hóa đơn có mã của cơ quan thuế hay không và tình trạng hóa đơn. Hóa đơn hợp lệ phải xuất hiện trong mục “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào” của chính doanh nghiệp. Nếu không thấy, hãy hỏi người bán trước khi kê khai.
Dấu hiệu 2: Ngày lập hóa đơn lệch xa ngày giao hàng, nghiệm thu hoặc thu tiền
Khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: thời điểm lập hóa đơn bán hàng là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Khoản 2: với dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ; nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp thì là thời điểm thu tiền (trừ tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự).
Với người mua, hóa đơn lập sai thời điểm gây hai rủi ro: thuế GTGT đầu vào bị kê khai nhầm kỳ, và chi phí bị ghi nhận không đúng kỳ kế toán khi quyết toán TNDN. Ví dụ: hàng giao và nhập kho ngày 28/09/2026, người bán lập hóa đơn ngày 05/10/2026. Hóa đơn này kê khai GTGT ở kỳ quý 4/2026 là đúng theo ngày hóa đơn, nhưng chi phí giá vốn thuộc quý 3/2026. Bộ phận kế toán cần lưu biên bản giao nhận để giải trình chênh lệch doanh thu, chi phí giữa hai kỳ.
Cách kiểm tra: đối chiếu ngày trên hóa đơn với biên bản giao hàng, biên bản nghiệm thu hoặc phiếu thu tiền. Lệch trên 1–2 ngày thì yêu cầu người bán giải thích; với dịch vụ trả tiền trước, hóa đơn phải có ngày trùng hoặc trước ngày chuyển tiền.
Dấu hiệu 3: Nội dung hóa đơn thiếu, sai hoặc “chung chung”
Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định nội dung bắt buộc của hóa đơn: tên, địa chỉ, mã số thuế người bán và người mua; tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền; thuế suất, tiền thuế GTGT; chữ ký số của người bán; mã của cơ quan thuế (với hóa đơn có mã). Khoản 5 Điều 3 định nghĩa hóa đơn hợp pháp là hóa đơn “đảm bảo đúng về hình thức và nội dung” theo Nghị định này; khoản 7 Điều 3 xếp hóa đơn “phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh”, hóa đơn dùng của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác vào nhóm “sử dụng không hợp pháp hóa đơn”.
Những lỗi thường gặp trong thực tế: tên công ty mua viết tắt khác với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; địa chỉ còn ghi theo đơn vị hành chính cũ (trước 01/07/2025) trong khi mã số thuế đúng; dòng hàng ghi “dịch vụ theo hợp đồng” không nêu nội dung; thuế suất 10% cho mặt hàng thuộc diện giảm 2% còn 8% theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP (áp dụng đến hết 31/12/2026) hoặc ngược lại. Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất thì người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC; sai tên, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế thì chỉ cần thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT, không lập lại hóa đơn. Chi tiết cách xử lý từng trường hợp có trong bài Hóa đơn điện tử sai sót từ 01/07/2026: điều chỉnh hay thay thế?.
Cách kiểm tra: mở file XML gốc (không chỉ xem bản PDF thể hiện), đối chiếu mã số thuế và tên người mua với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; đối chiếu thuế suất với Phụ lục I, II Nghị định 174/2025/NĐ-CP. Khoản 1 Điều 18 Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho người mua quyền yêu cầu người bán lập hóa đơn hợp pháp và nhận file gốc hóa đơn điện tử, nên anh/chị hoàn toàn có quyền đòi file XML.
Dấu hiệu 4: Thanh toán tiền mặt cho hóa đơn từ 5 triệu đồng
Điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 và Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP: hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Nộp tiền mặt vào tài khoản người bán không được tính. Mua nhiều lần trong ngày của cùng một người bán, tổng từ 5 triệu đồng, cũng phải chuyển khoản (khoản 3 Điều 26). Phía TNDN áp dụng ngưỡng tương tự theo điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Kế toán ASEAN đã phân tích riêng tác động của ngưỡng này trong bài Chi từ 5 triệu đồng phải chuyển khoản: doanh nghiệp nhỏ cần đổi gì?.
Cách kiểm tra: trước khi nộp tờ khai, lọc bảng kê mua vào theo cột tổng tiền thanh toán từ 5.000.000đ và đánh dấu từng dòng đã có ủy nhiệm chi hoặc sao kê tương ứng. Hóa đơn chưa đến hạn trả theo hợp đồng vẫn được khấu trừ, nhưng khi đến hạn mà trả tiền mặt thì phải tự kê khai điều chỉnh giảm.
Bảng kiểm nhanh trước khi kê khai
| Dấu hiệu | Nguồn kiểm tra | Nếu phát hiện |
|---|---|---|
| Người bán ngừng hóa đơn, không hoạt động tại địa chỉ | tracuunnt.gdt.gov.vn; hoadondientu.gdt.gov.vn | Không kê khai; yêu cầu người bán giải trình, đổi nhà cung cấp |
| Ngày lập lệch ngày giao, nghiệm thu, thu tiền | Biên bản giao nhận, phiếu thu, sao kê | Lưu chứng từ giải trình; kê khai theo ngày hóa đơn |
| Nội dung thiếu, sai, chung chung | File XML gốc, giấy chứng nhận ĐKDN, Nghị định 174/2025 | Yêu cầu điều chỉnh, thay thế hoặc thông báo 04/SS-HĐĐT |
| Từ 5 triệu đồng trả tiền mặt | Sổ quỹ, sao kê ngân hàng | Không khấu trừ GTGT, không tính chi phí; chuyển khoản ngay nếu còn kịp |
Vì sao cần làm trước khi nộp tờ khai, không đợi cơ quan thuế hỏi
Theo Sách Trắng Thuế Việt Nam 2026 của Cục Thuế, hành vi dùng hóa đơn khống để tăng chi phí hoặc chiếm đoạt hoàn thuế được xếp mức rủi ro rất cao, và định hướng đến năm 2030 là 100% tờ khai được kiểm tra tự động bằng phần mềm. Doanh nghiệp mua hàng thật, trả tiền thật nhưng không kiểm tra người bán vẫn có thể phải giải trình khi người bán bị xác định bỏ địa chỉ kinh doanh. Việc tự rà soát mỗi kỳ giúp anh/chị loại hóa đơn có vấn đề trước khi chúng nằm trong tờ khai, và quan trọng hơn là giữ được quyền khấu trừ cho những hóa đơn hợp lệ còn lại.
Tại Kế toán ASEAN, 4 bước kiểm tra trên nằm trong quy trình xử lý hóa đơn điện tử cho khách hàng: hóa đơn đầu vào được tải về từ hoadondientu.gdt.gov.vn hai lần mỗi tháng, đối chiếu trạng thái người bán, ngày lập và chứng từ thanh toán trước khi đưa vào bảng kê và tờ khai GTGT.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ: Điều 3 khoản 5, 7; Điều 9 khoản 1, 2; Điều 10; Điều 18 khoản 1.
- Thông tư 91/2026/TT-BTC: Điều 8 (ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử); Điều 10 (xử lý hóa đơn đã lập).
- Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15, Điều 14 khoản 2 điểm b, khoản 3.
- Nghị định 181/2025/NĐ-CP, Điều 26; Nghị định 320/2025/NĐ-CP, Điều 9 khoản 1 điểm c.
- Nghị quyết 204/2025/QH15 và Nghị định 174/2025/NĐ-CP (giảm 2% thuế GTGT đến hết 31/12/2026).
- Số liệu: Sách Trắng Thuế Việt Nam 2026 – Cục Thuế.
Muốn có người kiểm tra hóa đơn đầu vào trước mỗi kỳ kê khai? Kế toán ASEAN tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp tại Bắc Ninh về hóa đơn điện tử và kế toán thuế trọn gói từ 540.000đ/tháng. Gửi hóa đơn cần kiểm tra qua trang liên hệ hoặc Zalo 086 717 3368, phản hồi trong 15 phút. Địa chỉ: 81 Phan Đăng Lưu, Phường Kinh Bắc, TP Bắc Ninh.
Bài viết mang tính tham khảo tại thời điểm 31/10/2026, không thay thế văn bản pháp luật hiện hành.
Bài viết được biên soạn với sự hỗ trợ của AI và đã được Kế toán ASEAN rà soát trước khi đăng.
