Từ 01/07/2026, hóa đơn điện tử vận hành theo bộ văn bản mới: Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, còn cách xử lý hóa đơn lập sai được hướng dẫn tại Thông tư 91/2026/TT-BTC. Nội dung cốt lõi không đảo lộn, nhưng có vài chi tiết đổi khác mà nếu kế toán vẫn làm theo thói quen cũ thì hóa đơn điều chỉnh sẽ bị bên mua từ chối hoặc kê khai lệch kỳ. Bài này đi thẳng vào quy trình 4 bước và các tình huống Kế toán ASEAN gặp nhiều nhất.
1. Sai gì thì xử lý theo cách nào?
| Lỗi trên hóa đơn đã gửi | Cách xử lý | Có phải lập hóa đơn mới? |
|---|---|---|
| Sai tên hoặc địa chỉ người mua, đúng mã số thuế, các nội dung khác đúng | Người bán thông báo cho người mua và gửi cơ quan thuế Mẫu 04/SS-HĐĐT | Không |
| Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, tên hàng hóa, đơn vị tính, quy cách | Chọn một trong hai: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế | Có |
| Hóa đơn đã cấp mã nhưng chưa gửi người mua và phát hiện sai | Hủy hóa đơn (Mẫu 04/SS-HĐĐT), lập hóa đơn mới | Có |
| Trả lại hàng, chiết khấu thương mại cuối kỳ, điều chỉnh giá theo quyết toán | Lập hóa đơn điều chỉnh (không phải do sai sót) | Có |
Hai nguyên tắc cần khắc: một hóa đơn sai chỉ chọn một cách — đã điều chỉnh thì các lần sửa sau vẫn điều chỉnh, đã thay thế thì thay thế, không trộn; và hóa đơn điều chỉnh/thay thế phải ghi rõ dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày…” hoặc “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày…”.
2. Quy trình 4 bước theo Thông tư 91/2026/TT-BTC
- Xác định lỗi và đối chiếu với hợp đồng, biên bản giao hàng để biết đúng số phải sửa.
- Lập văn bản thỏa thuận với người mua nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh; nếu người mua là cá nhân không kinh doanh thì chỉ cần thông báo (qua email, tin nhắn, thông báo trên website đều được, miễn lưu được bằng chứng).
- Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế trên phần mềm (VNPT, Viettel…), điền đúng dòng tham chiếu hóa đơn gốc.
- Ký số, gửi cơ quan thuế cấp mã và gửi lại người mua. Với hóa đơn không mã, truyền dữ liệu như hóa đơn thường.
Điểm mới đáng dùng nhất: nếu trong cùng một tháng có nhiều hóa đơn sai cho cùng một người mua, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT thay vì lập từng hóa đơn. Ví dụ đại lý vật liệu xây dựng xuất 14 hóa đơn cho một nhà thầu trong tháng 9 rồi phát hiện áp sai thuế suất 8% thay vì 10%: trước đây phải làm 14 hóa đơn điều chỉnh, nay chỉ cần một hóa đơn kèm bảng kê 14 dòng.
3. Điều chỉnh tăng, điều chỉnh giảm ghi số như thế nào?
Hóa đơn điều chỉnh ghi phần chênh lệch, không ghi lại toàn bộ. Điều chỉnh tăng ghi số dương; điều chỉnh giảm ghi số âm đúng với thực tế. Ví dụ hóa đơn gốc ghi 50.000.000đ chưa thuế, thuế GTGT 10% là 5.000.000đ, nhưng thực tế đơn giá đúng chỉ 45.000.000đ: hóa đơn điều chỉnh ghi giá trị −5.000.000đ, tiền thuế −500.000đ, tổng thanh toán −5.500.000đ. Hóa đơn thay thế thì ngược lại: ghi đầy đủ nội dung đúng như một hóa đơn mới (45.000.000đ + 4.500.000đ).
Với công ty đang thanh toán qua ngân hàng, điều chỉnh giảm còn kéo theo việc hoàn tiền hoặc bù trừ công nợ. Ghi rõ nội dung bù trừ trong văn bản thỏa thuận để khoản chi vẫn đủ điều kiện khấu trừ với hóa đơn từ 5.000.000đ trở lên.
4. Kê khai thuế hóa đơn điều chỉnh vào kỳ nào?
Đây là chỗ hay lệch giữa hai bên. Theo hướng dẫn tại Thông tư 91/2026/TT-BTC:
- Người bán kê khai hóa đơn điều chỉnh, thay thế vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh (kỳ hiện tại), không khai bổ sung kỳ gốc — áp dụng cả với điều chỉnh do sai sót lẫn điều chỉnh do trả hàng, giảm giá, quyết toán.
- Người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh, thay thế.
Ví dụ: hóa đơn tháng 8/2026 sai thuế suất, ngày 12/10/2026 lập hóa đơn điều chỉnh. Người bán đưa số chênh lệch vào tờ khai quý 4/2026; người mua cũng khai vào quý 4/2026. Không ai phải nộp lại tờ khai quý 3. Trường hợp duy nhất phải khai bổ sung kỳ gốc là khi sai sót làm tăng số thuế phải nộp mà doanh nghiệp tự phát hiện trước khi cơ quan thuế công bố kiểm tra — khi đó nộp thêm thuế và tiền chậm nộp 0,03%/ngày.
5. Những thay đổi khác của Nghị định 254/2026/NĐ-CP cần biết
- Tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng không phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận; chỉ lập khi cọc chuyển thành tiền thanh toán.
- Thêm 12 nhóm dịch vụ (công nghệ số, bảo hiểm, dịch vụ bảo vệ…) được đối soát dữ liệu trong 7 ngày trước khi lập hóa đơn; thời điểm lập không quá ngày 07 tháng sau.
- Giao dịch sau giờ làm việc, ban đêm: được lập hóa đơn chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.
- Hóa đơn cho người mua không cung cấp thông tin: ghi “Bán cho người tiêu dùng”; khách nước ngoài ghi số hộ chiếu.
- Hóa đơn đặt in hết giá trị từ 01/07/2026; biên lai giấy còn dùng đến hết 31/12/2026, sau đó phải tiêu hủy theo thủ tục.
- Người tiêu dùng tố giác cửa hàng không xuất hóa đơn có thể được thưởng tối đa 10% tiền phạt, không quá 10.000.000đ — lý do để cửa hàng, quán ăn dùng hóa đơn máy tính tiền nghiêm túc hơn.
6. Mức phạt nếu làm sai hoặc bỏ qua
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP): lập hóa đơn sai thời điểm phạt từ 3.000.000đ đến 8.000.000đ; không lập hóa đơn khi bán hàng phạt 10.000.000đ đến 20.000.000đ; không gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đúng hạn phạt 2.000.000đ đến 8.000.000đ. Bên mua không bị phạt vì hóa đơn của bên bán sai, nhưng sẽ bị loại chi phí và thuế GTGT đầu vào nếu hóa đơn sai mã số thuế mà không được xử lý — đó mới là thiệt hại lớn.
7. Khi nào nên nhờ người có kinh nghiệm?
Sai sót đơn lẻ, kế toán nội bộ xử lý được trong 30 phút. Ba tình huống nên hỏi trước khi bấm ký số: hóa đơn sai của kỳ đã quyết toán hoặc đã bị kiểm tra; hóa đơn sai liên quan đến hàng đã xuất khẩu, dự án, hợp đồng xây dựng nghiệm thu từng phần; và trường hợp bên mua đã giải thể hoặc bỏ địa chỉ nên không ký được văn bản thỏa thuận. Nếu anh/chị vừa tiếp nhận sổ sách từ kế toán cũ, nên rà toàn bộ hóa đơn điều chỉnh, thay thế 12 tháng gần nhất — checklist ở bài Đổi kế toán cần nhận bàn giao những gì.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP ngày 30/06/2026 quy định về hóa đơn, chứng từ (hiệu lực 01/07/2026, thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
- Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ, trong đó có xử lý hóa đơn điện tử có sai sót (hiệu lực 01/07/2026).
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 (hiệu lực 01/07/2026).
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.
Cần đăng ký mới, gia hạn hóa đơn điện tử VNPT, Viettel hoặc nhờ xem một hóa đơn sai nên điều chỉnh hay thay thế? Kế toán ASEAN tư vấn – hỗ trợ hóa đơn điện tử và chữ ký số cho doanh nghiệp tại Bắc Ninh, phản hồi trong 15 phút qua Zalo 086 717 3368 hoặc form liên hệ. Địa chỉ: 81 Phan Đăng Lưu, Phường Kinh Bắc, TP Bắc Ninh.
Bài viết mang tính tham khảo tại thời điểm 30/09/2026, không thay thế văn bản pháp luật hiện hành.
