Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân

1. Bên kiểm soát dữ liệu

Công ty TNHH Tư vấn và Kế toán ASEAN (sau đây gọi là “Kế toán ASEAN” hoặc “chúng tôi”), mã số thuế 2300956336, địa chỉ 81 Phan Đăng Lưu, phường Kinh Bắc, thành phố Bắc Ninh, điện thoại 086 717 3368, email ketoanasean.vn@gmail.com, là bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân thu thập qua website này.

Chính sách này được xây dựng theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định số 356/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật.

2. Dữ liệu cá nhân chúng tôi thu thập

Qua biểu mẫu “Nhận tư vấn” trên website: họ tên, số điện thoại, tên công ty (nếu có) và dịch vụ anh/chị quan tâm. Đây là dữ liệu cá nhân cơ bản; chúng tôi không yêu cầu dữ liệu cá nhân nhạy cảm qua website.

Tự động khi truy cập: website có thể ghi nhận địa chỉ IP, loại trình duyệt, trang đã xem thông qua cookie và công cụ thống kê truy cập, nhằm bảo đảm an toàn hệ thống và cải thiện nội dung. Anh/chị có thể tắt cookie trong cài đặt trình duyệt.

Khi sử dụng dịch vụ: dữ liệu phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ tư vấn – hỗ trợ kế toán, thuế, thành lập doanh nghiệp (ví dụ thông tin người đại diện theo mẫu điền dạng chữ, chứng từ kế toán, sao kê tài khoản của doanh nghiệp) được xử lý theo hợp đồng dịch vụ ký giữa hai bên, không thuộc phạm vi biểu mẫu website và được quy định riêng trong hợp đồng. Kế toán ASEAN không tiếp nhận ảnh, bản chụp giấy tờ tùy thân (CCCD, hộ chiếu) qua chat hay email; thông tin cần thiết do khách hàng cung cấp dạng chữ theo mẫu. Kế toán ASEAN không xử lý dữ liệu sức khỏe và không nhận số tài khoản nhận lương của người lao động.

3. Mục đích xử lý

• Liên hệ lại để tư vấn và báo giá theo yêu cầu anh/chị gửi qua biểu mẫu, điện thoại, Zalo hoặc email.
• Thực hiện hợp đồng dịch vụ khi anh/chị trở thành khách hàng.
• Gửi thông tin cập nhật chính sách thuế, kế toán có liên quan — chỉ khi anh/chị đồng ý nhận.
• Bảo đảm an toàn, phòng chống gian lận và tuân thủ nghĩa vụ pháp lý của Kế toán ASEAN.

4. Cơ sở pháp lý và sự đồng ý

Việc anh/chị chủ động điền và gửi biểu mẫu trên website là hành động thể hiện sự đồng ý cho Kế toán ASEAN xử lý dữ liệu cá nhân đã cung cấp cho mục đích liên hệ tư vấn nêu tại mục 3. Sự đồng ý này có thể rút lại bất kỳ lúc nào theo mục 7. Đối với khách hàng đã ký hợp đồng, việc xử lý dữ liệu căn cứ vào hợp đồng và các nghĩa vụ pháp lý về kế toán, thuế.

5. Chia sẻ dữ liệu cho bên thứ ba

Kế toán ASEAN không bán, không cho thuê dữ liệu cá nhân. Dữ liệu chỉ được chia sẻ trong các trường hợp:

• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền (cơ quan thuế, đăng ký kinh doanh, bảo hiểm xã hội) khi thực hiện dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng hoặc theo quy định pháp luật.
• Nhà cung cấp hạ tầng kỹ thuật phục vụ vận hành website và lưu trữ dữ liệu, với cam kết bảo mật phù hợp. Cụ thể: website được lưu trữ tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa (Việt Nam); thông tin từ biểu mẫu được gửi tới hộp thư điện tử của Kế toán ASEAN do Google LLC (Hoa Kỳ) cung cấp; bản sao lưu định kỳ của website (cơ sở dữ liệu và mã nguồn, thực hiện bằng plugin UpdraftPlus) được lưu trên dịch vụ Google Drive do Google LLC (Hoa Kỳ) cung cấp — bản sao lưu không chứa nội dung biểu mẫu tư vấn (website không lưu các biểu mẫu đã gửi) nhưng có thể chứa dữ liệu kỹ thuật như địa chỉ IP trong nhật ký bảo mật và tài khoản quản trị website. Google Drive chỉ được dùng để sao lưu website; hồ sơ, chứng từ và dữ liệu dịch vụ của khách hàng không được lưu trên Google Drive. Trong quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng đã ký hợp đồng, một số bước xử lý dữ liệu (soạn thảo, đối chiếu, lập dự thảo bảng kê, tờ khai) có sự hỗ trợ của công cụ trí tuệ nhân tạo Claude do Anthropic PBC (Hoa Kỳ) cung cấp, dưới sự kiểm soát và phê duyệt của Giám đốc Kế toán ASEAN; dữ liệu đưa vào công cụ được tối thiểu hóa theo từng bước, không dùng để huấn luyện mô hình, và phạm vi cụ thể được nêu trong phụ lục xử lý dữ liệu cá nhân của hợp đồng dịch vụ (Luật Trí tuệ nhân tạo 134/2025/QH15, Điều 10 Nghị định 356/2025/NĐ-CP). Việc chuyển dữ liệu này ra ngoài lãnh thổ Việt Nam thực hiện theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân và Nghị định 356/2025/NĐ-CP; Kế toán ASEAN xóa email chứa thông tin biểu mẫu sau khi đã ghi nhận vào hệ thống quản lý nội bộ.
• Khi có yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền.

6. Lưu trữ và bảo mật

Thông tin từ biểu mẫu tư vấn được lưu tối đa 12 tháng kể từ lần liên hệ cuối nếu anh/chị không sử dụng dịch vụ, sau đó được xóa. Dữ liệu của khách hàng đang sử dụng dịch vụ được lưu trong thời hạn hợp đồng và thời hạn lưu trữ chứng từ theo pháp luật kế toán và thời hiệu quản lý thuế (10 năm theo khoản 8 Điều 44 Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15). Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp (kiểm soát truy cập, mật khẩu, sao lưu, bảo mật kết nối HTTPS) để bảo vệ dữ liệu khỏi truy cập trái phép, mất mát hoặc rò rỉ.

7. Quyền của chủ thể dữ liệu

Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, anh/chị có quyền: được biết về việc xử lý dữ liệu; truy cập, xem và yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu; rút lại sự đồng ý; yêu cầu xóa dữ liệu; hạn chế hoặc phản đối việc xử lý; khiếu nại, tố cáo và yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định. Để thực hiện các quyền này, anh/chị liên hệ qua email ketoanasean.vn@gmail.com hoặc số 086 717 3368. Kế toán ASEAN phản hồi trong thời hạn pháp luật quy định.

8. Liên kết ngoài

Website có thể chứa liên kết đến các trang khác (cổng thuế điện tử, cổng đăng ký doanh nghiệp…). Kế toán ASEAN không chịu trách nhiệm về chính sách bảo mật của các trang đó.

9. Thay đổi chính sách

Chính sách có thể được cập nhật khi pháp luật hoặc hoạt động của Kế toán ASEAN thay đổi. Phiên bản mới nhất luôn được đăng tại trang này kèm ngày cập nhật.

Văn bản chính sách này được soạn thảo với sự hỗ trợ của công cụ AI, do Kế toán ASEAN rà soát và chịu trách nhiệm.