Từ kỳ tính thuế 2025, ngưỡng bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt để được tính chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đã hạ từ 20 triệu đồng xuống 5 triệu đồng mỗi lần chi. Với doanh nghiệp nhỏ quen trả tiền mặt cho nhà cung cấp, đây là thay đổi ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp cuối năm, và kỳ quyết toán TNDN năm 2025 (hạn 31/03/2026) là lần đầu tiên quy định này được áp dụng trọn một năm.
Quy định mới nói gì?
Khoản 1 Điều 9 Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15 đặt điều kiện: khoản chi được trừ phải “có đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ”. Nghị định 320/2025/NĐ-CP cụ thể hóa tại điểm c khoản 1 Điều 9: mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Phía thuế giá trị gia tăng (GTGT) cũng đồng bộ: điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với hàng hóa, dịch vụ mua vào; Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP ấn định ngưỡng từ 5 triệu đồng đã bao gồm thuế GTGT. Nghĩa là một hóa đơn 4.900.000đ chưa thuế, cộng 8% thành 5.292.000đ, đã thuộc diện phải chuyển khoản nếu muốn khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Bốn tình huống doanh nghiệp nhỏ hay vướng
1. Mua lẻ nhiều lần trong ngày của cùng một người bán
Điểm c1 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và khoản 3 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định giống nhau: mua của một người bán nhiều lần trong cùng một ngày, mỗi lần dưới 5 triệu đồng nhưng tổng từ 5 triệu đồng trở lên, thì vẫn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Ví dụ: sáng mua vật tư 3.000.000đ, chiều mua tiếp 2.500.000đ cùng một cửa hàng, trả tiền mặt cả hai lần thì cả 5.500.000đ không đủ điều kiện tính chi phí được trừ và không được khấu trừ GTGT.
2. Nhân viên ứng tiền mua hộ rồi về thanh toán lại
Đây là điểm mới đáng chú ý. Điểm c2 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP cho phép tính chi phí được trừ khi người lao động dùng thẻ hoặc tài khoản cá nhân thanh toán khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên, với ba điều kiện: có hóa đơn, chứng từ hợp lệ; doanh nghiệp có quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc quyết định cho phép ủy quyền người lao động thanh toán; và doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động. Điểm i khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP cũng chấp nhận khấu trừ GTGT trong trường hợp này, với điều kiện doanh nghiệp hoàn tiền cho nhân viên bằng hình thức không dùng tiền mặt.
Việc cần làm ngay: ban hành một quy chế nội bộ (một trang là đủ) nêu rõ ai được ủy quyền thanh toán, hạn mức, chứng từ kèm theo và thời hạn hoàn ứng. Thiếu văn bản này, khoản chi hợp lý vẫn có thể bị loại.
3. Hóa đơn đã ghi nhận chi phí nhưng chưa trả tiền
Điểm c3 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP: đến thời điểm ghi nhận chi phí mà chưa thanh toán thì vẫn được tính chi phí được trừ. Nhưng khi thanh toán mà trả bằng tiền mặt, doanh nghiệp phải tự kê khai điều chỉnh giảm chi phí vào kỳ tính thuế phát sinh việc trả tiền mặt, kể cả khi kỳ trước đã được thanh tra, kiểm tra. Nói cách khác, công nợ treo không “cứu” được khoản chi nếu cuối cùng vẫn trả tiền mặt.
4. Bù trừ công nợ, trả qua bên thứ ba
Khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP liệt kê các trường hợp đặc thù vẫn được coi là đáp ứng điều kiện: bù trừ giữa giá trị mua vào với bán ra (phải có biên bản đối chiếu hai bên, hoặc ba bên nếu qua bên thứ ba); bù trừ với khoản vay, mượn (phải có hợp đồng vay bằng văn bản lập trước và chứng từ chuyển tiền); thanh toán ủy quyền cho bên thứ ba (phải ghi rõ trong hợp đồng). Điểm chung: phương thức thanh toán phải được quy định cụ thể trong hợp đồng bằng văn bản từ trước, không thể bổ sung sau khi cơ quan thuế hỏi. Riêng điểm g (mua trả chậm, trả góp) đã được sửa bởi Nghị định 144/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp có hợp đồng trả góp nên đối chiếu lại câu chữ mới trước khi áp dụng.
Lưu ý: nộp tiền mặt vào tài khoản người bán không được tính
Khoản 1 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP loại trừ rõ “chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán”. Nhiều chủ doanh nghiệp vẫn ra ngân hàng nộp tiền mặt vào tài khoản nhà cung cấp và nghĩ là đã an toàn. Cách đúng là chuyển khoản từ tài khoản của doanh nghiệp (hoặc tài khoản nhân viên được ủy quyền theo quy chế như mục 2) sang tài khoản người bán.
Ảnh hưởng đến số thuế: ví dụ nhanh
| Chỉ tiêu | Chuyển khoản đúng quy định | Trả tiền mặt 120.000.000đ (chưa thuế) cho các khoản từ 5 triệu/lần |
|---|---|---|
| Doanh thu năm | 2.800.000.000đ | 2.800.000.000đ |
| Chi phí được trừ | 2.500.000.000đ | 2.380.000.000đ |
| Thu nhập tính thuế | 300.000.000đ | 420.000.000đ |
| Thuế TNDN 15% (doanh thu năm không quá 3 tỷ, Điều 10 Luật 67/2025/QH15) | 45.000.000đ | 63.000.000đ |
| GTGT đầu vào 8% bị loại | 0đ | 9.600.000đ |
Cùng một hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp trả tiền mặt nộp thêm 27.600.000đ (18.000.000đ TNDN và 9.600.000đ GTGT) chỉ vì thiếu chứng từ chuyển khoản. Với doanh nghiệp có tổng doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống đang được miễn TNDN theo khoản 15 Điều 4 Nghị định 320/2025/NĐ-CP (bổ sung bởi Điều 2 Nghị định 141/2026/NĐ-CP), phần thiệt hại nằm ở thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ và ở rủi ro khi doanh thu vượt ngưỡng ở năm sau.
Doanh nghiệp nhỏ cần đổi 5 việc
- Đặt ngưỡng nội bộ 5 triệu đồng cho mọi khoản chi, kể cả tiền điện nước, thuê mặt bằng, sửa chữa, tiếp khách. Dưới ngưỡng mới được dùng tiền mặt.
- Mở và dùng tài khoản ngân hàng của công ty cho toàn bộ giao dịch mua bán; không dùng tài khoản cá nhân của giám đốc để trả tiền hàng trừ khi có quy chế ủy quyền.
- Ban hành quy chế tạm ứng, ủy quyền thanh toán cho nhân viên theo điểm c2 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
- Ghi phương thức thanh toán vào hợp đồng khi có bù trừ công nợ, vay mượn, trả qua bên thứ ba.
- Rà soát sổ quỹ tiền mặt hằng tháng: lọc các phiếu chi từ 5 triệu đồng trở lên hoặc các phiếu chi cùng người bán cùng ngày cộng dồn từ 5 triệu đồng, đối chiếu với sao kê ngân hàng trước khi lập tờ khai.
Với doanh nghiệp tại Bắc Ninh đang dùng dịch vụ kế toán thuế trọn gói của Kế toán ASEAN, bước 5 được thực hiện ngay trong quy trình lập bảng kê mua vào, bán ra hằng kỳ: mỗi hóa đơn đầu vào từ 5 triệu đồng đều được đối chiếu với sao kê trước khi đưa vào tờ khai GTGT. Nếu công ty mới thành lập, anh/chị có thể đọc thêm 7 việc phải làm trong 30 ngày đầu để thiết lập tài khoản ngân hàng và chữ ký số đúng từ đầu.
Căn cứ pháp lý
- Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15, Điều 9 khoản 1, Điều 10.
- Nghị định 320/2025/NĐ-CP, Điều 9 khoản 1 (điểm b, c, c1, c2, c3); Điều 4 khoản 15 (bổ sung bởi Điều 2 Nghị định 141/2026/NĐ-CP).
- Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15, Điều 14 khoản 2 điểm b.
- Nghị định 181/2025/NĐ-CP, Điều 26 (điểm g khoản 2 sửa đổi bởi Điều 4 Nghị định 144/2026/NĐ-CP).
- Số liệu: Sách Trắng Thuế Việt Nam 2026 – Cục Thuế (định hướng đến 2030: 100% tờ khai được kiểm tra tự động bằng phần mềm).
Cần rà lại sổ quỹ trước kỳ quyết toán? Kế toán ASEAN tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ tại Bắc Ninh rà soát chứng từ thanh toán, lập bảng kê và tờ khai theo quy định mới với gói kế toán thuế trọn gói từ 540.000đ/tháng. Gửi câu hỏi qua trang liên hệ hoặc Zalo 086 717 3368, phản hồi trong 15 phút (8h00–17h30, thứ Hai đến thứ Bảy). Địa chỉ: 81 Phan Đăng Lưu, Phường Kinh Bắc, TP Bắc Ninh.
Bài viết mang tính tham khảo tại thời điểm 31/10/2026, không thay thế văn bản pháp luật hiện hành.
Bài viết được biên soạn với sự hỗ trợ của AI và đã được Kế toán ASEAN rà soát trước khi đăng.
