Hóa đơn điện tử đăng ký & phát hành

Doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi xuất hóa đơn đầu tiên — nên làm ngay sau khi có chữ ký số, bằng tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC). Hệ thống đối chiếu thông tin người đại diện theo pháp luật với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, rồi gửi yêu cầu xác nhận qua email, số điện thoại của người đại diện; cần xác nhận ngay trong ngày hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo, quá hạn hệ thống sẽ không chấp nhận đăng ký. Vì vậy email, số điện thoại đăng ký phải còn sử dụng được.

Tùy loại sai sót. Sai tên, địa chỉ hoặc nội dung khác nhưng đúng mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa thì người bán thông báo cho người mua, không phải lập lại hóa đơn, đồng thời thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT (Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC). Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa thì lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Kế toán ASEAN hướng dẫn từng trường hợp cụ thể.

Cả hai đều được cơ quan thuế chấp thuận và có đầy đủ tính năng. Khác biệt chủ yếu ở giao diện, giá gói theo số lượng hóa đơn và khả năng tích hợp với phần mềm kế toán đang dùng. Kế toán ASEAN tư vấn dựa trên số hóa đơn phát sinh thực tế và phần mềm của doanh nghiệp.

Có. Hóa đơn đầu vào phải hợp lệ (đúng thông tin, người bán đang hoạt động, đã được cấp mã) mới được khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí. Kế toán ASEAN kiểm tra trên hệ thống của cơ quan thuế trước khi đưa vào kê khai.

Theo Sách Trắng Thuế Việt Nam 2026, cơ quan thuế đã phân tích tự động chuỗi hóa đơn điện tử (hơn 20,89 tỷ hóa đơn lũy kế đến cuối năm 2025) và xếp việc sử dụng hóa đơn khống ở mức rủi ro rất cao – vì vậy hóa đơn của người bán đã ngừng hoạt động hoặc không gắn với giao dịch thật rất dễ bị phát hiện và bị loại khỏi khấu trừ.

Trong nhiều trường hợp là có. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP: bán hàng hóa – lập hóa đơn khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, không phân biệt đã thu tiền hay chưa; cung cấp dịch vụ – lập khi hoàn thành cung cấp dịch vụ, nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp thì lập khi thu tiền (trừ tiền đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng); xây dựng, lắp đặt – lập khi nghiệm thu, bàn giao khối lượng hoàn thành.